Polityka prywatności

Jak przetwarzamy dane osobowe w serwisie fakturi.pl oraz w aplikacji Fakturi.

Obowiązuje od 3 listopada 2026 r.

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego fakturi.pl („Serwis”) oraz z aplikacji Fakturi („Aplikacja”).

Administratorem danych osobowych jest Grzegorz Kłos, przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą (marka Fakturi), ul. Ogrodowa 6, 64-850 Ujście, NIP 7642453304, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) („Administrator”).

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać do nas na adres kontakt@fakturi.pl lub listownie na adres Administratora wskazany powyżej.

2. Zakres obowiązywania Polityki

Polityka obejmuje dwa obszary, w których przetwarzamy dane:

  • Serwis — publiczna strona fakturi.pl: strony informacyjne, blog, formularz kontaktowy i zapis do newslettera.

  • Aplikacja — narzędzie dostępne po zalogowaniu, w którym wystawiasz, wysyłasz i przechowujesz dokumenty sprzedażowe.

Jeżeli dana zasada dotyczy wyłącznie jednego z tych obszarów, wskazujemy to wprost w treści.

3. Jakie dane zbieramy

W Serwisie:

  • dane techniczne: adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, źródło wizyty;

  • dane podane w formularzu kontaktowym: imię, adres e-mail, treść wiadomości;

  • adres e-mail podany przy zapisie do newslettera;

  • informacje zapisywane w plikach cookies i w narzędziach analitycznych.

W Aplikacji:

  • dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego;

  • dane firmy: nazwa, adres, NIP, numer rachunku bankowego, logotyp;

  • dane kontrahentów oraz treść wystawionych dokumentów sprzedażowych;

  • dane rozliczeniowe subskrypcji obsługiwane przez operatora płatności;

  • dane dostępowe do KSeF (token lub certyfikat), przechowywane w postaci zaszyfrowanej, oraz faktury wysyłane do KSeF i pobierane z KSeF;

  • logi techniczne i dane o aktywności w Aplikacji, na przykład daty logowania i adres IP.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z Aplikacji.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

  • świadczenie usług i wykonanie umowy o korzystanie z Aplikacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

  • wysyłanie faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i pobieranie z niego faktur na Twoje polecenie lub zgodnie z ustawieniami Konta — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

  • wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

  • zapewnienie bezpieczeństwa, monitorowanie błędów i rozwój produktu — nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

  • wysyłka newslettera oraz analityka z użyciem plików cookies (Google Analytics) — Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

  • wyświetlanie reklam Fakturi osobom, które odwiedziły Serwis, i mierzenie ich skuteczności (Google Ads, piksel Meta) — Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

  • ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom niezbędnym do świadczenia naszych usług. Większość z nich przetwarza dane na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia; jeżeli odbiorca działa jako odrębny administrator, wskazujemy to wprost. Należą do nich:

  • dostawcy infrastruktury: Render (hosting Aplikacji i bazy danych, serwery we Frankfurcie), Backblaze (zaszyfrowane kopie zapasowe, region UE) oraz Framer (hosting Serwisu);

  • operator płatności Stripe, obsługujący subskrypcje — danych karty płatniczej nie przechowujemy; w zakresie wymaganym przepisami, na przykład przy zapobieganiu oszustwom, Stripe przetwarza dane płatności jako odrębny administrator;

  • dostawcy narzędzi: Resend (wysyłka wiadomości e-mail z Aplikacji), Sentry (monitorowanie błędów Aplikacji, region UE), Microsoft (poczta Microsoft 365) i CookieHub (zarządzanie zgodami na pliki cookies);

  • po wyrażeniu zgody: Google Ireland Limited (Google Analytics, Google Ads) oraz Meta Platforms Ireland Limited (piksel Meta); w zakresie zbierania danych przez piksel jesteśmy z Meta współadministratorami, a dalsze przetwarzanie przez Google i Meta odbywa się na zasadach ich polityk prywatności;

  • biuro rachunkowe i doradcy prawni;

  • podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym Minister Finansów prowadzący Krajowy System e-Faktur (KSeF) — faktury wysłane do KSeF przetwarza on jako odrębny administrator na podstawie ustawy o VAT.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Do celów reklamowych przekazujemy dane Google i Meta wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na marketingowe pliki cookies.

6. Okres przechowywania danych

  • dane konta, dane firmy i dane wprowadzone do Aplikacji — przez czas korzystania z Konta, do jego usunięcia; po usunięciu Konta kasujemy je niezwłocznie, a z zaszyfrowanych kopii zapasowych są usuwane automatycznie najpóźniej po 32 dniach;

  • dokumenty sprzedażowe i dane rozliczeniowe — 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku;

  • dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania;

  • dane w Google Analytics — 14 miesięcy; okresy ważności poszczególnych plików cookies podajemy w ustawieniach plików cookies w Serwisie;

  • logi techniczne — 30 dni, a zapisy zdarzeń bezpieczeństwa (np. logowania, zmiany hasła, zmiany danych firmy) — 12 miesięcy; informację o usunięciu Konta (jego identyfikator i datę) przechowujemy 62 dni, aby odtworzenie kopii zapasowej nie przywróciło usuniętego Konta.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady przetwarzamy dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli któryś z naszych dostawców przetwarza dane poza EOG, odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO. Dotyczy to w szczególności Google, Meta i Stripe, które mogą przekazywać dane do Stanów Zjednoczonych — podstawą jest wtedy decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowe klauzule umowne.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

  • dostępu do danych i uzyskania ich kopii;

  • sprostowania danych;

  • usunięcia danych;

  • ograniczenia przetwarzania;

  • przenoszenia danych;

  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia.

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Pliki cookies i analityka

W Serwisie i w Aplikacji używamy plików cookies i podobnych technologii:

  • niezbędne — utrzymują sesję logowania w Aplikacji i zapamiętują Twoje wybory dotyczące plików cookies; nie wymagają zgody;

  • monitorowanie błędów — Sentry rejestruje błędy techniczne Aplikacji bez użycia plików cookies; zapis ekranu przy błędzie ukrywa całą treść, w tym dane z formularzy;

  • analityczne — Google Analytics pokazuje nam, jak korzystasz z Serwisu i Aplikacji (odwiedzane strony, źródło wizyty, przebieg rejestracji i zakupu subskrypcji); z Aplikacji nie przesyłamy treści dokumentów ani danych kontrahentów; uruchamiamy je wyłącznie po wyrażeniu zgody;

  • marketingowe — Google Ads i piksel Meta pozwalają pokazywać reklamy Fakturi osobom, które odwiedziły Serwis, i sprawdzać, czy reklama doprowadziła do rejestracji lub zakupu; uruchamiamy je wyłącznie po wyrażeniu zgody.

Zgodę na pliki analityczne i marketingowe możesz w każdej chwili wyrazić lub wycofać w ustawieniach plików cookies w Serwisie albo w ustawieniach przeglądarki. Aplikacja stosuje wybór dokonany w Serwisie.

10. Bezpieczeństwo danych

Dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane były bezpieczne. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobrane do ryzyka, w szczególności:

  • szyfrowane połączenie z Serwisem i Aplikacją;

  • przechowywanie haseł wyłącznie w postaci zabezpieczonej kryptograficznie oraz sprawdzanie, czy nowe hasło nie pojawiło się w znanych wyciekach danych;

  • mechanizmy ochrony Konta przed nieuprawnionym dostępem, w tym powiadomienia o istotnych zmianach w Koncie;

  • oddzielenie danych klientów — każde Konto ma dostęp wyłącznie do własnych danych;

  • dodatkowe szyfrowanie danych dostępowych do KSeF;

  • serwery na terenie Unii Europejskiej oraz szyfrowane kopie zapasowe przechowywane u odrębnego dostawcy w UE;

  • monitorowanie błędów i zdarzeń bezpieczeństwa;

  • ograniczenie dostępu do danych do niezbędnego minimum.

Każde naruszenie ochrony danych osobowych analizujemy i dokumentujemy. Jeżeli może ono powodować ryzyko dla Twoich praw lub wolności, zgłaszamy je właściwemu organowi nadzorczemu — Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a gdy ryzyko jest wysokie, bez zbędnej zwłoki informujemy także Ciebie.

Jeżeli zauważysz ryzyko lub możliwą lukę w zabezpieczeniach Serwisu albo Aplikacji, napisz do nas na adres kontakt@fakturi.pl. Analizujemy każde zgłoszenie i odpowiadamy na nie. Prosimy, aby do czasu usunięcia problemu nie ujawniać publicznie jego szczegółów i nie sprawdzać luki na danych innych osób.

11. Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować Politykę, na przykład w związku ze zmianą przepisów lub rozwojem Aplikacji. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie, a jeżeli masz konto — również wiadomością e-mail. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie.

12. Kontakt

Pytania dotyczące prywatności prosimy kierować na adres kontakt@fakturi.pl

Odpowiadamy najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia.