KSeF odrzucił fakturę. I co teraz?

Jest piątek, kilka minut po szesnastej. Marta, która prowadzi trzyosobowe studio projektowe, wystawia ostatnią fakturę w tym tygodniu. Klika „wyślij do KSeF”, zamyka laptop i jedzie do domu.

W poniedziałek klient pyta, gdzie jest faktura. Księgowa pyta o to samo. Marta otwiera program i dopiero teraz widzi status, którego w piątek nie sprawdziła: odrzucona.

Pierwsza myśl jest odruchowa: trzeba wystawić korektę. I to jest pierwszy błąd.

Faktury, której nie ma, nie da się skorygować

Kiedy KSeF odrzuca fakturę, nie odsyła jej do poprawki. On jej w ogóle nie przyjmuje. Dokument nie dostaje numeru KSeF i nie jest skutecznie wystawiony.

Stąd trzy rzeczy, których Marta nie powinna robić. Nie wystawia korekty, bo nie ma czego korygować. Nie anuluje faktury, bo ta nigdy nie weszła do systemu. I nie wysyła klientowi PDF-a jako gotowego dokumentu.

Robi co innego: sprawdza, co poszło nie tak, poprawia to i wysyła fakturę jeszcze raz.

Cała reszta tego tekstu wynika z jednego pytania, które warto zadać sobie na samym początku: czy ta faktura ma numer KSeF?

Jedno pytanie, dwie zupełnie różne drogi

Tu łatwo się pomylić, bo z zewnątrz obie sytuacje wyglądają podobnie: „coś jest nie tak z fakturą”.

KSeF sprawdza dwie rzeczy. Czy plik jest zgodny z wzorem e-faktury i czy ten, kto go wysyła, ma do tego prawo. Nie sprawdza natomiast, czy kwota się zgadza ani czy faktura trafia do właściwego klienta.

Dlatego system może odrzucić fakturę bezbłędną merytorycznie i przyjąć fakturę z pomyłką.

Odrzuconą fakturę poprawiasz i wysyłasz. Przyjętej nie podmieniasz, tylko korygujesz.

Pułapka: błędny NIP, który przechodzi

Wielu przedsiębiorców zakłada, że KSeF zatrzyma fakturę z błędnym NIP-em nabywcy. Nie zatrzyma.

Wyobraź sobie, że Marta myli się o jedną cyfrę. Wysyła fakturę, system ją przyjmuje i nadaje numer KSeF. Po tygodniu klient zgłasza, że NIP jest błędny.

To już nie jest sytuacja „popraw i wyślij ponownie”. Dokument istnieje. Właściwym rozwiązaniem może być korekta do zera dla błędnego nabywcy i nowa faktura na właściwego kontrahenta.

KSeF wyłapuje błędy techniczne. Tego, czy faktura ma sens, nadal pilnujesz Ty.

Dlaczego KSeF mówi „nie”

Odrzucenie prawie nigdy nie dotyczy treści faktury w potocznym sensie. System nie ocenia opisu usługi ani terminu płatności. Najczęściej chodzi o jedną z pięciu rzeczy:

• Plik ma złą strukturę. Faktura w KSeF to nie PDF, tylko plik XML o ściśle określonym układzie. Jeśli program wygeneruje go niezgodnie z aktualnym wzorem, system go nie przyjmie.

• Brakuje wymaganego pola. Na przykład NIP-u sprzedawcy, typu dokumentu albo daty.

• Wysyłający nie ma uprawnień. KSeF sprawdza nie tylko dokument, ale też to, kto go wysyła. W małych firmach, gdzie faktury wystawia właściciel, a KSeF obsługuje księgowa albo biuro rachunkowe, to częsty powód.

• Zawiodła integracja lub ustawienia programu. Dane wyglądają dobrze dla człowieka, ale program zapisuje je w sposób, którego KSeF nie akceptuje.

• Faktura poszła w złym kontekście. W prostych firmach zdarza się to rzadko. Dotyczy grup VAT, jednostek samorządu, samofakturowania i uprawnień nadanych osobom z zewnątrz.

Nie musisz umieć czytać XML-a. Musisz mieć program, który powie Ci po ludzku, co się stało.

Komunikat błędu ma prowadzić do decyzji

Po odrzuceniu nie poprawiaj faktury na wyczucie. Zacznij od komunikatu błędu, bo to on mówi, czy problem leży w dokumencie, czy w dostępie.

Ta różnica oszczędza najwięcej czasu. Jeśli problemem są uprawnienia, możesz poprawiać kwoty do wieczora i nic to nie da.

Ta tabela nie zastępuje oficjalnej dokumentacji technicznej. Ma pomóc zrozumieć, jaki jest następny krok.

Poniedziałek Marty, krok po kroku

Wróćmy do Marty. Oto, co robi, zamiast wystawiać korektę.

1. Otwiera szczegóły wysyłki i czyta komunikat błędu. Nie zgaduje.

2. Ustala, gdzie leży problem: w fakturze czy w dostępie do KSeF.

3. Poprawia tę samą fakturę, zamiast tworzyć nową. Dzięki temu w historii widać: była próba, był błąd, jest poprawka. Po kilku tygodniach nikt nie będzie pamiętał, dlaczego ta faktura była wysyłana dwa razy.

4. Sprawdza dane jeszcze raz, zanim kliknie „wyślij ponownie”: sprzedawcę, nabywcę, NIP, daty, kwoty, typ faktury.

5. Wysyła fakturę ponownie. To nie jest korekta, tylko kolejna próba wystawienia.

6. Czeka na numer KSeF. Dopiero on potwierdza, że faktura istnieje.

7. Dopiero wtedy pisze do klienta, łączy fakturę z płatnością i przekazuje ją księgowej.

Kolejność ostatnich kroków ma znaczenie. Jeśli Marta wyśle PDF wcześniej, klient będzie miał dokument, księgowa będzie miała dokument, a KSeF nie będzie miał nic.

Data to nie drobiazg

Skoro pierwsza próba się nie liczy, to jaką datę wystawienia ma faktura Marty?

W trybie online datą wystawienia jest co do zasady data przesłania faktury do KSeF. Odrzucona próba niczego nie wystawiła, więc liczy się dopiero skuteczna wysyłka poprawionego dokumentu.

Inaczej może to działać w trybie offline24 oraz w czasie niedostępności lub awarii KSeF. Wtedy znaczenie ma data wskazana na fakturze i przesłanie dokumentu do systemu w wymaganym terminie.

Dla Marty wniosek jest praktyczny. Piątkowa faktura może mieć poniedziałkową datę, a to potrafi wpłynąć na rozliczenie VAT i termin płatności. Jeśli dzieje się to pod koniec miesiąca, przy dużej kwocie, zaliczce albo nietypowej transakcji, warto zapytać księgową, zanim wyśle się fakturę ponownie.

Jak nie wracać do tego tekstu

Wszystkich odrzuceń nie da się uniknąć. Większości tak.

• Pracuj na wersji roboczej. Zapisz, sprawdź, dopiero potem wyślij. Zwłaszcza przy nowych klientach, dużych kwotach, zaliczkach i korektach.

• Sprawdzaj kontrahenta przed wysyłką. KSeF nie zrobi tego za Ciebie.

• Ustaw uprawnienia zawczasu. Nie testuj ich w dniu, w którym musisz wystawić ważną fakturę.

• Patrz na status, nie tylko na numer. Robocza, wysłana, przyjęta, odrzucona: to cztery różne dokumenty, choć wyglądają tak samo.

• Zachowuj historię wysyłek. Ma odpowiadać na trzy pytania: kiedy faktura została wysłana, jaki był wynik i co poprawiono przed kolejną próbą.

Numer, który zamyka sprawę

Marta straciła weekend, którego nie musiała stracić. Wystarczyło w piątek poczekać minutę dłużej i spojrzeć na status.

Odrzucona faktura to nie katastrofa. To informacja, że praca nie jest skończona. Kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy nikt tej informacji nie zobaczy.

Dlatego status KSeF powinien być widoczny przy samej fakturze, a nie w osobnym pliku, technicznym logu czy pamięci właściciela. Przedsiębiorca nie musi zostać specjalistą od XML-a. Wystarczy, że wie, czy z fakturą wszystko jest w porządku i co zrobić, gdy nie jest.