KSeF od 1 stycznia 2027 r. Numer KSeF w przelewie i inne zmiany dla firm

Większość firm przygotowuje się na 1 stycznia 2027 r. tak, jakby chodziło wyłącznie o fakturowanie: „od stycznia wszyscy wystawiają w KSeF”. Niestety najwięcej pracy ta data przyniesie gdzie indziej, w płatnościach. Od stycznia przelew do kontrahenta bez numeru KSeF faktury przestaje być zgodny z przepisami, a dotyczy to praktycznie każdej firmy, która płaci za faktury przelewem. Co dokładnie zmienia się w KSeF od 1 stycznia 2027 r.? Numer KSeF trafia do przelewów, a jednocześnie kończą się wyjątki, które przez 2026 rok pozwalały części faktur omijać system. Najważniejsze zmiany, które trzeba znać przed styczniem, to:

• obowiązkowy numer KSeF albo identyfikator zbiorczy w przelewach między firmami,

• to, skąd brać numery KSeF i jak przygotować na to płatności w firmie,

• koniec limitu 10 000 zł dla najmniejszych firm,

• koniec faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP jako faktur uproszczonych,

• kary za błędy w KSeF i projekt, który ma je odroczyć,

• tryby offline na wypadek, gdy KSeF nie działa.

Numer KSeF w przelewie od 1 stycznia 2027 r.

Od 1 stycznia 2027 r. firma, która jest czynnym podatnikiem VAT i płaci innej takiej firmie przelewem, musi podać w płatności numer KSeF faktury. Wynika to z art. 108g ustawy o VAT, a Ministerstwo Finansów opisuje obowiązek na stronie o numerze KSeF i identyfikatorze zbiorczym. Obowiązek obejmuje też płatności w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Liczy się data płatności, a nie data faktury. MF pisze o płatnościach realizowanych od 1 stycznia 2027 r., więc przelew zlecony 4 stycznia za fakturę wystawioną 20 grudnia też musi zawierać numer KSeF. Tę fakturę dostawca mógł jeszcze wystawić poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł, a wtedy numeru KSeF nie ma. Dlatego grudniowe faktury kosztowe najlepiej sprawdzić przed świętami, a nie w dniu płatności.

Numer podaje ten, kto płaci, czyli nabywca. Jeśli zapłatę pobiera sprzedawca, na przykład poleceniem zapłaty, obowiązek przechodzi na niego. Dotyczy to także osoby trzeciej, która płaci w imieniu nabywcy.

Gdzie wpisać numer KSeF w przelewie i w MPP

W zwykłym przelewie numer KSeF albo identyfikator zbiorczy wpisujesz w tytule płatności. W przelewie w mechanizmie podzielonej płatności numer KSeF trafia w miejsce, w którym dziś podajesz numer faktury w komunikacie przelewu. Przy płatności MPP za kilka faktur jednego dostawcy identyfikator zbiorczy zastępuje okres rozliczeniowy. Tak opisują to komentarze do art. 108a i 108g, na przykład omówienie na blogu ifirma.pl.

Jeśli jednym przelewem płacisz za kilka faktur, zamiast wpisywać kilka numerów podajesz identyfikator zbiorczy. To 35-znakowy numer nadawany dla co najmniej dwóch faktur, który wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF przez API. Dla jednej faktury zawsze podajesz jej numer KSeF.

Sprawdź w swoim banku, czy w formularzu przelewu pojawi się osobne pole na numer KSeF, czy wpisujesz go w tytule. Przy płatnościach masowych z pliku znaczenie ma też to, jak program księgowy przygotowuje plik dla banku.

Kiedy numer KSeF w przelewie nie jest potrzebny

Obowiązek dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT. Jeśli płacisz firmie zwolnionej z VAT albo sam jesteś zwolniony, art. 108g Cię nie obejmuje. Według komentarzy do przepisu nie obejmuje on też płatności gotówką ani płatności kartą czy BLIK-iem, w których nie da się podać tytułu.

MF wymienia jeszcze jeden wyjątek: faktury wystawione w trybie offline, które z powodu ogłoszonej awarii nie trafiły jeszcze do KSeF i nie mają numeru. Przy nich numeru KSeF nie trzeba podawać.

Na swojej stronie MF nie opisuje osobnej sankcji za przelew bez numeru KSeF. Nie traktowalibyśmy tego jako zachęty do pomijania numeru: to obowiązek ustawowy, a nabywca, który go zignoruje, będzie musiał się z tego tłumaczyć przy kontroli.

Gdzie znaleźć numer KSeF faktury kosztowej

Numer KSeF to inny numer niż ten, który sprzedawca nadaje fakturze w swojej numeracji. KSeF przydziela go fakturze dopiero po jej przyjęciu, więc nie zobaczysz go w szablonie dokumentu ani w pierwotnym pliku wysłanym do systemu. Jeśli dostawca wysłał Ci dodatkowo PDF, numer KSeF zwykle jest przy kodzie QR na wizualizacji faktury.

Pewne źródło to sam KSeF. Numer widać przy każdej fakturze na liście w Aplikacji Podatnika KSeF, a wystawca znajdzie go też w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). Jeśli faktury kosztowe pobiera program połączony z KSeF, numer trafia do niego razem z fakturą.

Najwięcej pracy będzie przy fakturach, które przychodzą mailem i trafiają prosto do działu płatności. W takim procesie ktoś musi od stycznia sprawdzić numer w KSeF, zanim zleci przelew. Lepiej ustalić to w grudniu niż w pierwszym tygodniu stycznia.

Jak przygotować płatności w firmie przed styczniem

Uważamy, że ta zmiana zaskoczy więcej firm niż koniec limitu 10 000 zł. Dotyczy bowiem nie tych, które wystawiają faktury, tylko tych, które je płacą, a więc praktycznie każdej firmy. Przed styczniem trzeba odpowiedzieć sobie na cztery pytania.

Pierwsze dotyczy tego, kto robi przelewy. Jeśli płaci księgowa, biuro rachunkowe albo ktoś z zespołu, ta osoba musi mieć dostęp do numerów KSeF faktur kosztowych, czyli uprawnienia w KSeF albo w programie, który pobiera z niego faktury.

Drugie dotyczy zleceń stałych i szablonów przelewów. Stały przelew za abonament czy najem z tym samym tytułem co miesiąc nie spełni obowiązku, bo każda faktura ma inny numer KSeF. Takie zlecenia trzeba przejrzeć i zdecydować, czy płacisz je ręcznie, czy dostawca pobiera należność poleceniem zapłaty.

Trzecie dotyczy płatności zbiorczych. Jeśli płacisz dostawcy raz w miesiącu za wszystkie faktury, przed każdym takim przelewem potrzebujesz identyfikatora zbiorczego. Ustal, kto go wygeneruje i w jakim narzędziu.

Czwarte dotyczy dostawców, którzy do końca 2026 r. wystawiają faktury poza KSeF. Ich faktury z grudnia mogą nie mieć numeru KSeF, a przelew w styczniu już go wymaga. Zapytaj ich, kiedy przechodzą na KSeF, albo zapłać grudniowe faktury jeszcze w grudniu.

Koniec limitu 10 000 zł: każda faktura dla firmy w KSeF

Od 1 stycznia 2027 r. każdą fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF, niezależnie od tego, ile sprzedajesz. Przez 2026 rok najmniejsze firmy mogły wystawiać faktury poza systemem, jeśli wartość faktur w miesiącu nie przekraczała 10 000 zł brutto. Ten wyjątek (art. 145m ustawy o VAT) działa tylko do 31 grudnia 2026 r.

Dla firm, które już przekroczyły limit, styczeń niczego nie zmienia, bo i tak wystawiają w KSeF od faktury, która przebiła próg. Jak liczyć limit w ostatnich tygodniach roku i co dzieje się po jego przekroczeniu, opisujemy w tekście Limit 10 000 zł w KSeF kończy się 31 grudnia.

Faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP

Do 31 grudnia 2026 r. przepisy przejściowe (art. 145n ustawy o VAT) pozwalają wystawiać faktury przy użyciu kasy rejestrującej poza KSeF i traktować paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł jako fakturę uproszczoną. Ten okres przejściowy kończy się wraz z rokiem.

Od 1 stycznia 2027 r. fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF także wtedy, gdy sprzedaż rejestrujesz na kasie. Kasa nadal służy do ewidencjonowania sprzedaży dla konsumentów. Zmienia się droga faktury: klient firmowy, który zapłacił przy ladzie, dostaje fakturę z KSeF, a nie wydruk z kasy.

Rząd przygotował też zmiany w rozporządzeniu o kasach rejestrujących, które mają wejść w życie 1 stycznia 2027 r. To na razie projekt, więc jeśli prowadzisz sprzedaż na kasie, sprawdź szczegóły u serwisanta kasy albo u księgowej przed końcem roku.

Kary za błędy w KSeF: co mówi ustawa, a co projekt

Według obowiązującej ustawy (art. 106ni ustawy o VAT) od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę za naruszenie obowiązków związanych z KSeF, na przykład za fakturę wystawioną poza systemem, gdy powinna trafić do KSeF. Ministerstwo Finansów podaje w najczęstszych pytaniach, że kara może wynieść do 100% podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności. To kwoty maksymalne, a nie stałe: ustawa mówi, że naczelnik „może” nałożyć karę.

Jesienią 2026 r. rząd przygotował projekt, który przesuwa te kary do 31 grudnia 2027 r. Sejmowa Komisja Finansów Publicznych przyjęła go 4 listopada 2026 r. Przed nim jeszcze głosowanie w Sejmie, Senat i podpis prezydenta, a ustawa ma wejść w życie 31 grudnia 2026 r. Jeśli nie zdąży, obowiązują dotychczasowe przepisy, czyli kary od stycznia.

Projekt nie przesuwa obowiązku korzystania z KSeF. Od stycznia faktura dla firmy ma powstać w systemie także wtedy, gdy za błąd nie grozi jeszcze kara.

Co zrobić, gdy KSeF nie działa

Od stycznia brak dostępu do KSeF przestaje być powodem, żeby wystawić zwykły PDF. Ustawa przewiduje na takie sytuacje tryby offline. Najczęściej używany będzie tryb offline24: fakturę przygotowujesz zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, jak podaje Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF 2.0, część II.

Faktura wystawiona offline i przekazana klientowi, zanim trafi do systemu, ma na wizualizacji dwa kody QR: jeden z napisem „OFFLINE” i drugi z napisem „CERTYFIKAT”. Do tego drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF, bo potwierdza on tożsamość wystawcy. Token tu nie wystarczy. Jeśli chcesz mieć przygotowany plan na awarię, wygeneruj certyfikat, zanim będzie potrzebny.

Przy fakturach offline, które z powodu ogłoszonej awarii nie trafiły jeszcze do KSeF, nie musisz podawać numeru KSeF w przelewie, o czym piszemy wyżej.

Co się nie zmienia od 1 stycznia 2027 r.

Kilka rzeczy zostaje tak, jak jest, choć firmy często pytają o nie przy okazji stycznia.

Faktury dla konsumentów nadal możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie. Obowiązek z 1 stycznia dotyczy faktur dla firm. Jeśli wystawisz fakturę dla osoby prywatnej w KSeF, przekazujesz ją w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF z kodem QR. Więcej o tym w sekcji o fakturach B2C w artykule o limicie 10 000 zł.

Odbieranie faktur od dostawców wygląda tak samo jak od 1 lutego 2026 r.: faktury kosztowe przychodzą przez KSeF i tam są doręczone. KSeF nie wysyła przy tym powiadomień, więc nowe faktury trzeba sprawdzać w programie albo w aplikacjach MF.

Tokeny do logowania w KSeF nie wygasają z końcem roku. Ministerstwo Finansów zdecydowało, że zostaną utrzymane bezterminowo, choć wcześniej miały działać tylko do końca 2026 r.

Co zrobić przed styczniem

1. Ustal, kto w firmie zleca przelewy, i daj tej osobie dostęp do numerów KSeF faktur kosztowych.

2. Przejrzyj zlecenia stałe i szablony przelewów. Te ze stałym tytułem trzeba zmienić albo zastąpić płatnością ręczną lub poleceniem zapłaty.

3. Sprawdź w banku, gdzie wpisuje się numer KSeF, i jak Twój program przygotowuje pliki z przelewami masowymi.

4. Zdecyduj, jak będziesz generować identyfikator zbiorczy przy płatnościach za kilka faktur naraz.

5. Grudniowe faktury od dostawców, którzy wystawiają jeszcze poza KSeF, opłać w grudniu albo zapytaj, kiedy dostaniesz ich numery KSeF.

6. Jeśli korzystasz z limitu 10 000 zł albo sprzedajesz na kasie, ustal, jak od stycznia wystawisz w KSeF faktury dla firm.

Najczęstsze pytania o KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Czy od 1 stycznia 2027 r. muszę podawać numer KSeF w każdym przelewie?

W każdym przelewie za fakturę między firmami, które są czynnymi podatnikami VAT. Nie dotyczy to płatności do firm zwolnionych z VAT, gotówki ani płatności, w których nie da się podać tytułu.

Kto podaje numer KSeF w przelewie: sprzedawca czy nabywca?

Nabywca, który płaci przelewem. Sprzedawca odpowiada za to tylko wtedy, gdy sam pobiera zapłatę, na przykład poleceniem zapłaty.

Płacę w styczniu za fakturę z grudnia. Czy potrzebuję numeru KSeF?

Tak. Obowiązek dotyczy płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r., niezależnie od daty wystawienia faktury.

Co wpisać w przelewie, gdy płacę za kilka faktur naraz?

Identyfikator zbiorczy, czyli jeden numer dla co najmniej dwóch faktur. Generujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF.

Gdzie wpisać numer KSeF w przelewie MPP?

W komunikacie przelewu, w miejscu, w którym dziś podajesz numer faktury.

Gdzie znajdę numer KSeF faktury od dostawcy?

Na liście faktur w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie, który pobiera faktury z KSeF. Na wizualizacji PDF numer jest zwykle przy kodzie QR.

Czy od 1 stycznia 2027 r. każda firma musi wystawiać faktury w KSeF?

Każda faktura dla firmy musi powstać w KSeF. Faktury dla konsumentów nadal możesz wystawiać w KSeF dobrowolnie.

Czy paragon z NIP do 450 zł będzie fakturą po 1 stycznia 2027 r.?

Według przepisów przejściowych paragon z NIP jest fakturą uproszczoną tylko do 31 grudnia 2026 r. Od stycznia fakturę dla firmy wystawiasz w KSeF.

Czy od stycznia grożą kary za błędy w KSeF?

Według obecnej ustawy tak, od 1 stycznia 2027 r. Rządowy projekt przesuwa je na koniec 2027 r., ale do czasu jego uchwalenia obowiązują dotychczasowe przepisy.

Od czego zacząć jeszcze w tym tygodniu

Weź jedną fakturę kosztową z ostatniego miesiąca i spróbuj znaleźć jej numer KSeF. Jeśli zajmuje Ci to dłużej niż minutę, w styczniu tak samo będzie przy każdym przelewie, więc to dobry moment, żeby uporządkować sposób pracy. Potem otwórz listę zleceń stałych w banku i zaznacz te, które płacą za faktury. Po stronie sprzedaży kreator faktur w Fakturi wysyła faktury do KSeF i pokazuje przy każdej jej status i numer KSeF, więc możesz go podać klientowi, który będzie go potrzebował do przelewu. Faktury od dostawców Fakturi pobiera z KSeF samo.

Stan prawny na 5 listopada 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. W sprawach dotyczących Twojej firmy skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.