Zlecenia stałe, abonamenty i polecenie zapłaty a numer KSeF w przelewie

Wiele firm ustawiło kiedyś zlecenia stałe na czynsz, księgowość czy abonamenty i od lat o nich nie myśli. Bank co miesiąc wysyła przelew, faktura przychodzi mailem, wszystko się zgadza. Niestety od 1 stycznia 2027 r. taki przelew nie spełnia obowiązku podania numeru KSeF faktury, bo jego tytuł się nie zmienia, a numer KSeF każdej faktury jest inny. Co zrobić ze zleceniem stałym, gdy płacisz za faktury? Trzeba przejrzeć zlecenia, które płacą faktury innych firm, i wybrać dla każdego jeden z trzech sposobów: płatność ręczną, polecenie zapłaty albo zmianę rytmu płatności. Najważniejsze rzeczy, które trzeba wiedzieć przed styczniem, to:

• dlaczego zlecenie stałe nie spełnia nowego obowiązku,

• które zlecenia trzeba zmienić, a których obowiązek nie dotyczy,

• jak działa polecenie zapłaty i kto wtedy podaje numer KSeF,

• jak zorganizować płatności cykliczne, żeby nie zabierały czasu.

Dlaczego zlecenie stałe nie spełnia obowiązku

Od 1 stycznia 2027 r. nabywca, który jest czynnym podatnikiem VAT i płaci za fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT przelewem, musi podać w płatności numer KSeF faktury. Przy kilku fakturach jednym przelewem podaje identyfikator zbiorczy. Obowiązek wynika z art. 108g ustawy o VAT i opisuje go Ministerstwo Finansów na stronie o numerze KSeF i identyfikatorze zbiorczym.

Numer KSeF nadaje system dopiero po przyjęciu faktury. Nie da się go więc znać z góry, a każda kolejna faktura za czynsz czy abonament dostaje nowy numer. Zlecenie stałe działa odwrotnie: raz ustawiasz kwotę, odbiorcę i tytuł, a bank powtarza ten sam przelew. W styczniu tytuł „czynsz za lokal” albo „abonament” nie będzie zawierał numeru KSeF faktury, za którą płacisz.

MF nie opisuje na swojej stronie osobnej sankcji za przelew bez numeru KSeF. Nie traktowalibyśmy tego jako zgody na pozostawienie zleceń bez zmian. To obowiązek ustawowy, a przelewy zostają w historii rachunku na lata.

Które zlecenia trzeba zmienić

Obowiązek dotyczy płatności między czynnymi podatnikami VAT. Przejrzyj swoje zlecenia stałe i podziel je na dwie grupy.

Zmiany wymagają zlecenia, którymi płacisz faktury firm rozliczających VAT, na przykład:

• najem biura, magazynu albo miejsca w coworkingu od firmy,

• obsługa księgowa przez biuro rachunkowe,

• abonamenty za oprogramowanie, telefon czy internet od polskich firm,

• stała współpraca z podwykonawcą, który wystawia faktury z VAT.

Obowiązek nie dotyczy zleceń, które nie płacą faktur od czynnych podatników VAT, na przykład:

• przelewów do ZUS i urzędu skarbowego,

• przelewów na własne konto albo do osób prywatnych,

• płatności dla firm zwolnionych z VAT (na przykład najem od osoby, która korzysta ze zwolnienia),

• rat leasingu czy kredytu, jeśli nie płacisz nimi faktury, tylko harmonogram umowy. Tu zapytaj księgową, jak dokumentuje je Twój leasingodawca.

Trzy sposoby na płatności cykliczne

Dla każdego zlecenia z pierwszej grupy wybierz jeden ze sposobów.

Płatność ręczna po otrzymaniu faktury. Usuwasz zlecenie stałe i płacisz każdą fakturę osobnym przelewem, wpisując jej numer KSeF. To najprostsze rozwiązanie, gdy takich płatności jest kilka w miesiącu. Wymaga tylko tego, żeby ktoś regularnie sprawdzał nowe faktury, bo KSeF nie wysyła powiadomień.

Polecenie zapłaty. Jeśli dostawca to oferuje, możesz zgodzić się, żeby to on pobierał należność z Twojego rachunku. MF wskazuje, że przy poleceniu zapłaty obowiązek podania numeru KSeF przechodzi na wystawcę faktury. Dostawca, który sam inicjuje płatność, zna numer swojej faktury i może go podać.

Rzadsze płatności zbiorcze. Zamiast płacić każdemu dostawcy co miesiąc, możesz płacić kilka jego faktur raz na kwartał jednym przelewem z identyfikatorem zbiorczym. Sprawdza się to przy dostawcach, z którymi masz umowę pozwalającą na takie rozliczenie. Jak wygenerować identyfikator, opisujemy w tekście identyfikator zbiorczy KSeF: jak zapłacić za kilka faktur jednym przelewem.

Faktury za grudzień płacone w styczniu

Najwięcej zamieszania będzie na przełomie roku. Obowiązek dotyczy płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 r., więc przelew w styczniu za czynsz zafakturowany w grudniu też potrzebuje numeru KSeF.

Część mniejszych dostawców do końca 2026 r. może wystawiać faktury poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł. Taka grudniowa faktura nie ma numeru KSeF. Jeśli płacisz ją zleceniem stałym, które wychodzi na początku stycznia, masz dwa wyjścia: zapłacić ją jeszcze w grudniu albo zapytać dostawcę, kiedy przechodzi na KSeF i jak udokumentuje sprzedaż. Więcej o limicie i jego końcu przeczytasz w tekście limit 10 000 zł w KSeF kończy się 31 grudnia.

Jak zorganizować płatności cykliczne, żeby nie zabierały czasu

Uważamy, że najwięcej czasu stracą firmy, które spróbują obsłużyć każdy przelew osobno i bez planu. Prostszy jest jeden stały rytm:

1. Raz w tygodniu sprawdzasz nowe faktury kosztowe w KSeF albo w programie, który je pobiera.

2. Faktury płatne w danym tygodniu płacisz od razu, z numerem KSeF w tytule.

3. Faktury od dostawców płaconych zbiorczo odkładasz do jednego dnia w miesiącu i płacisz z identyfikatorem zbiorczym.

4. Numer KSeF albo identyfikator zapisujesz przy płatności, żeby księgowa mogła ją łatwo dopasować.

Jeśli przelewy robi księgowa albo biuro rachunkowe, musi mieć dostęp do numerów KSeF Twoich faktur kosztowych. Jak go nadać, opisujemy w tekście jak dać księgowej albo biuru rachunkowemu dostęp do KSeF.

Gdy to Twoi klienci płacą Ci zleceniem stałym

Ta sama zmiana dotyczy Cię z drugiej strony, jeśli wystawiasz stałe faktury: za obsługę, abonament, wynajem sprzętu albo miesięczną współpracę. Część klientów płaci takie faktury zleceniem stałym od lat. Od stycznia ich przelew powinien zawierać numer KSeF Twojej faktury, więc i oni będą musieli coś zmienić.

Najprościej uprzedzić ich jeszcze w grudniu. Wystarczy krótka wiadomość z trzema informacjami: od kiedy Twoje faktury trafiają do KSeF, gdzie klient znajdzie numer KSeF (na przykład w mailu z fakturą albo przy kodzie QR na wydruku) i jaki tytuł przelewu będzie dla Ciebie wygodny. Jeśli masz z klientem stałą umowę, zaproponuj mu polecenie zapłaty. Wtedy to Ty inicjujesz płatność i Ty podajesz numer KSeF.

Uważamy, że sprzedawca, który ułatwi klientom tę zmianę, szybciej dostanie pieniądze. Przelew z jasnym numerem KSeF łatwo dopasować do faktury, a przelew z tytułem „czynsz” po styczniu będzie wymagał wyjaśnień po obu stronach.

Pamiętaj też o fakturach, które wystawiasz w grudniu, a klient zapłaci w styczniu. Jeśli wystawiasz je już w KSeF, podaj klientowi numer KSeF razem z fakturą, bo w styczniu będzie go potrzebował do przelewu.

Najczęstsze pytania o zlecenia stałe i numer KSeF

Czy od 2027 r. muszę usunąć wszystkie zlecenia stałe?

Nie. Zmiany wymagają tylko te, którymi płacisz faktury firm będących czynnymi podatnikami VAT. Przelewy do ZUS, urzędu skarbowego czy osób prywatnych zostają bez zmian.

Kto podaje numer KSeF przy poleceniu zapłaty?

Wystawca faktury, czyli firma, która pobiera należność z Twojego rachunku.

Płacę czynsz za grudzień w styczniu. Czy potrzebuję numeru KSeF?

Tak, jeśli płacisz po 1 stycznia 2027 r. i obie strony są czynnymi podatnikami VAT. Liczy się data płatności, a nie faktury.

Czy mogę wpisać numer KSeF do zlecenia stałego?

Możesz zmieniać tytuł zlecenia przed każdą płatnością, ale wtedy przestaje ono być stałe. Prościej jest płacić takie faktury ręcznie albo przez polecenie zapłaty.

Od czego zacząć jeszcze w tym tygodniu

Otwórz w banku listę zleceń stałych i oznacz te, którymi płacisz faktury innych firm. Przy każdym zapisz, czy przejdziesz na płatność ręczną, polecenie zapłaty czy płatność zbiorczą. Jeśli sam wystawiasz faktury klientom, którzy płacą Ci zleceniem stałym, uprzedź ich o zmianie i podawaj numer KSeF razem z fakturą. W kreatorze faktur w Fakturi widzisz go przy każdej wysłanej fakturze.

Stan prawny na 6 listopada 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny. W sprawach dotyczących Twojej firmy skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.